Business English- biznesowy angielski (pisanie maila)

 

Jak pisać maile po angielsku w pracy?

Business email

Kilka zasad do zapamiętania, parę zdań na pamięć i gotowe!

1) Angielski ma prosty szyk zdania :

1. podmiot (KTOŚ lub COŚ/ czyli osoba lub jakiś rzeczownik)
2. po podmiocie - orzeczenie (COŚ ROBI, coś się dzieje ) 
3. i reszta zdania (dopełnienie, okolicznik miejsca,czasu, czyli cokolwiek co nie jest rzeczownikiem i czasownikiem idzie na koniec zdania*) *Czasem może iść na początek, ale trzeba wiedzieć kiedy tak można zrobić.

przykładowe zdanie :

1. I attach the file for your review.  - załączam plik do przeglądnięcia/sprawdzenia.

(ja -podmiot) , (załączam- czasownik) , (plik - dopełnienie i reszta zdania')

* uwaga tu stosujemy present simple a nie continuous, mimo, że załączamy plik 'teraz'. Taki jest styl formalny, a pisanie biznesowych maili jest w stylu formalnym. Present simple jest uważany za formalny niz p. continuous, bo jest 'pozbawiony emocji'. Dlatego w biznesowych mailach wiekszość zdań jest w czasie teraźniejszym prostym Present Simple.

2. I look forward to hearing from you.  - czekam na odpowiedź (zawsze present simple, wyrażenie stałe, można się go nauczyć na pamięć i nigdy się nie zmieni )

* zawsze po 'to' w look forward to - powinien być czasownik w bezokoliczniku,czyli taki bez końcówek, ani  -ing, ani -es, ani -ed.ale 'look forward to' jest wyjątkową frazą, po której wyjątkowo drugi czasownik ma zawsze końcówke -ing ( look forward to hearing back from you , receiving the file, completing the project, meeting you, etc.) 

3. I would like to enquire about the status of the shipment number 123345.

Chciał(a)bym się dowiedzieć o status przesyłki numer 123345.

(ja-podmiot), (would like to enquire /chciałabym co zrobić- czasownik) (about.. reszta zdania) 

2) nie obchodzi cię, która osoba ma jaką końcówkę czasownika (w porównaniu np. do j.niemieckiego) -oczywiście OPRÓCZ 3 osoby l.poj (she, he, it ).

 Czasowniki są takie same do wszystkich osób, tylko trzecia osoba 'dostaje' gramatyczną końcówką 'e' lub -es. Innymi dwoma wyjątkami o których trzeba pamiętać są czasowniki BE (musisz odmienić am,are,is) i HAVE (zmienić na Has do osób: on,ona,ono). 

Wszystkie pozostałe zdania w czasie teraźniejszym budujesz bez końcówek, po prostu znając czasownik ze słownika. (co do innych czasów, przeczytaj inne posty, ale krótki biznesowy email zazwyczaj jest pisany w present simple)

przykładowe zdania: 

4. I usually send the monthly report on the last working day of a month.

- zazwyczaj wysyłam miesięczny raport ostatniego dnia miesiąca. 

(wysyłać -send , ja wysyłam I send ) 

5. My colleague Gosia sends  the weekly reports - moja koleżanka Gosia wysyła (zazwyczaj) tygodniowe raporty. ( wysyłać send , 3cia osoba + s; Gosia wysyła = she sends) 

6. As we have just discussed over the phone, I confirm the meeting will take place on Friday, at 2 p.m. - jak właśnie ustaliliśmy przez telefon, potwierdzam, że spotkanie odbędzie się w piątek, o 2 po południu.

(we have discussed -omówiliśmy, ustaliliśmy, przedyskutowaliśmy; słowo 'właśnie' każe nam dodać czas present perfect, czyl ido czegoś co właśnie się skończyło i ma konswekwencje, dlatego o tym piszemy; osoba to my = we -więc:  have discussed)  ( ja potwierdzam = I confirm)  

7. As my colleague informed you last week, we will not be sending out paper copies of contracts from December 2015. We will be sending only e-copy via e-mail.

Jak mój kolega(eżanka) poinformowała panią/pana w tamtym tygodniu, nie będziemy wysyłać kopii dokumenów pocztą od grudnia 2015. Będziemy jedynie wysyłać kopię elektroniczną drogą mailową. (=by e-mail)

(my colleague informed - czas przeszły jest taki sam do wszystkich osób) ( we will not be sending- nie będziemy wysyłać),

 Future Continuous został użyty do wyrażenia 'nie będziemy wysyłać', bo zwykły czas przyszły future simple 'we will not send' brzmiałby niegrzecznie jako 'nie wyślemy',jednorazowo, tylko do pana. Nam chodzi o zasadę,że ogólnie, jako nowy proces, 'nie będziemy wysyłać' w ogóle, czyli  nie będziemy regularnie wykonywać tej czynności w przyszłości - we + will not be + continuous 'sending' ; jeśli dalej to nie ma sensu to porównaj sobie zdanie pozytywne 'we will be sending, we will be reminding, we will be talking'),a jeśli wciąż nie, zapoznaj się z czasem Future Continuous. Jest to czas rzadko używany w potocznych rozmowach ,ale w biznesowym angielskim jest używany dość często.

8. I attach the amended file. - załączam poprawiony plik.

(załączać - attach , ja załączam - I attach), zawsze zwykły present simple mimo że piszesz maila i dodajesz załącznik teraz

3)jak zacząć i jak zakończyć maila?

jeśli pierwszy raz piszesz maila i wklejasz nowiutki adres mailowy, to napisz :

'Good morning' , lub 'good afternoon'  w zależności od pory dnia (u klienta) 

możesz się też przedstawić (imię i czym się będziesz zajmować),jeśli zacząłeś pracę i wiesz od osoby która cię szkoli, że ta osoba będzie Twoim stałym kontaktem ze strony dostawcy lub klienta.

np:

Good afternoon

My name is Sadam and I will be sending invoices and monthly sales reports.
I look forward to working with you!

Kind regards
Sadam

jeśli ta osoba Ci odpisze  i wklei podpis z imieniem i nazwiskiem, to od tamtej pory możesz pisać ' Hi + imię)

Hi Maria,

I attach the monthly sales report for November.
If you have any questions,please do not hesitate to contact me.

Kind regards
Sadam

Aby być dobrym, zawsze bądź standardowy, czyli np. jeżeli plik ma być podpisany datą, to zawsze dodawaj odpowiednią datę. Jeśli wiesz, że każde zamówienie ma swój numer, pisz wyraźnie ten numer w mailu. Będzie można potem łatwo odszukać maila po wpisaniu numeru do pola wyszukiwania.Poza tym standardowy mail zawsze będzie zawierał te same informacje, więc będzie wiadomo że nigdy żadnego z ważnych detali nie pominiesz.

Zobacz tez post: Kolejne biznesowe wyrazenia